Seit 20. Oktober 2020 ist es auch in Oberösterreich soweit. Die Registrierung beim Betreten von BetriebsstĂ€tten des Gastgewerbes („Wiatshaus“ – wie wir in OÖ sagen), wird verpflichtend. Die entsprechende Verordnung findet sich hier: https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/LgblAuth/LGBLA_OB_20201017_92/LGBLA_OB_20201017_92.html

Der Wildwuchs in den BundeslÀndern

Spannend ist das Ganze aus mehreren GrĂŒnden. Zum Beispiel zeigt es, wie viele unterschiedliche Regelungen, fĂŒr eine an sich völlig gleiche Anforderung, entstehen können. WĂ€hrend in OÖ Familien- und Vornamen, Adresse, Telefonnummer und, soweit vorhanden, die E-Mail-Adresse bei der GĂ€steregistrierung vom Besucher zu erheben ist, sind es in Salzburg nur Name, Adresse und Telefonnummer und in Wien gar nur Vorname, Name, Telefonummer, E-Mail-Adresse und KEINE Adresse.

Verordnung Wien: https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/Gemeinderecht/GEMRE_WI_90101_S490_050_2020/GEMRE_WI_90101_S490_050_2020.html

Verordnung Salzburg: https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/LgblAuth/LGBLA_SA_20201016_97/LGBLA_SA_20201016_97.html

Warum das sonst noch spannend ist? Naja, als Verantwortlicher (Wirt) möchte man auf keinen Fall mehr Daten erheben, als man darf. Schon gar nicht möchte man diese lĂ€nger aufbewahren als erlaubt. Aber eben doch so lange man muss. Der Datenschutz lĂ€sst grĂŒĂŸen.

Die Qual der Wahl

Bevor aber die GĂ€ste ihre Kontaktdaten vor einer Essens- oder GetrĂ€nkebestellung abgeben, muss erst einmal ĂŒberlegt werden, welchem Werkzeug man als Wirt sein Vertrauen schenkt. Zur Auswahl stehen das Muster fĂŒr ein Registrierungsblatt des Landes OÖ (https://newsletter.wko.at/Media/bfaec0b0-07e8-4a9c-9ab9-ed0c0cc8e1a4/gaesteregistrierung_20201017.pdf) als klassische Zettelwirtschaft, oder eine der vorhandenen, digitalen Lösungen zur GĂ€steregistrierung. Das Muster des Landes OÖ hat zwar ein paar Schönheitsfehler (falsche Adresse der Datenschutzbehörde Wickenburggasse statt -neu- Barichgasse, Vorgabe einer in der Oö. COVID-19-Maßnahmenverordnung nicht vorhandenen Wahlfreiheit ob Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angegeben wird), sollte aber so, ohne Probleme verwendbar sein. Bei digitalen Lösungen, begibt man sich gutglĂ€ubig in die mehr oder weniger kompetenten HĂ€nde der Dienstleister und Betreiber dieser Systeme.

Die Zettellösung – Wer schreibt, der bleibt…

So einfach und unkompliziert die Zettellösung auch aussieht, ohne weitere Maßnahmen holt einen auch hier der Datenschutz ein. Denn wenn so ein Registrierungsformular erst mal ausgefĂŒllt ist, stellt sich sofort die Frage „Wohin damit?“ Und so einfach ist die Antwort gar nicht, denn was nicht in Frage kommt ist eine SchĂŒtte in die alle Formulare geworfen werden, oder ein Heftordner hinter der Schank in den die erhobenen Daten wandern. Warum das nicht geht? Der Zugriff auf die erhobenen Daten darf nur von Personen möglich sein, die beispielsweise diesen Zugriff auch zur Erledigung einer Anfrage der Behörde, haben mĂŒssen. Die Aushilfe, die schnell mal einen Blick in den Ordner werfen könnte, oder der Stammtisch der in einem unbeobachteten Moment mal durchblĂ€ttert, wer denn so aller im Wirtshaus verkehrt, wĂ€re ein Datenschutz-Super-GAU. Die Lagerung der erhobenen Daten, also der Formulare sollte also versperrt erfolgen. Nur der Wirt, oder ausgewĂ€hlte, weil zustĂ€ndige Personen, dĂŒrfen darauf zugreifen können. Denkbar wĂ€re eine Art Briefkasten oder Box mit Einwurfschlitz, in die die ausgefĂŒllten Formulare von der Servicekraft, welche die Bestellungen aufnimmt, eingeworfen werden. Aus dieser versperrten Box oder Briefkasten, werden die Formulare regelmĂ€ĂŸig von einer befugten Person (Wirt) entnommen und in einem Ordner, geordnet in einem versperrbaren BĂŒro oder besser Schrank, abgelegt. TĂ€glich werden jene Formulare aus dem Ordner genommen, welche vor mehr als 4 Wochen abgelegt wurden. Diese alten Formulare mĂŒssen dann datenschutzgerecht entsorgt werden. Hier bietet sich gerade im Winter an, diese im vielleicht vorhandenen Kachelofen zu verbrennen. Steht keine geeignete Feuerstelle zur VerfĂŒgung, mĂŒssten diese mittels Aktenvernichter, welcher zumindest einen Partikelschnitt durchfĂŒhrt, vernichtet und im Altpapier entsorgt werden. Alternativ bieten natĂŒrlich auch verschiedene Entsorgungsdienstleister eine fachgerechte und professionelle Entsorgung an. Leider niemals kostenlos. Ein einfaches zerreißen der Formulare mit anschließender Entsorgung in der Papiertonne wĂ€re unverantwortlich. Die vermeintlich „einfache“ Zettelwirtschaft erfordert also viel Zuneigung. Viel lieber wĂŒrde sich der Wirt aber wohl um seine GĂ€ste kĂŒmmern.

Die Digitalisierung kommt zur Hilfe … vielleicht

Abhilfe versprechen digitale Lösungen zur GĂ€steregistrierung. Im Kern laufen diese immer darauf hinaus, ein elektronisches Formular im Web zur VerfĂŒgung zu stellen, in dem der Gast seine Daten eintrĂ€gt. Unterscheidungspunkte und zu beantwortende Fragen bei den digitalen Lösungen sind:

  • Wie einfach kommt der Gast zum Formular? Zum Beispiel ĂŒber einen QR Code den er nur am SmartPhone scannen muss.
  • Ist das Formular schon vorausgefĂŒllt, wenn es der Gast bei einem frĂŒheren Besuch im Lokal schon einmal ausgefĂŒllt hat. Niemand fĂŒllt das gleiche Formular gerne zweimal aus.
  • ErfĂŒllt der Betreiber der digitalen Lösung zur GĂ€steregistrierung alle AnsprĂŒche an den Datenschutz? Insbesondere:
    • Gibt es eine Vereinbarung ĂŒber die Auftragsverarbeitung?
    • Erhebt der Betreiber nur jene Daten, die im betroffenen Bundesland erhoben werden dĂŒrfen? (Der Wirt haftet!)
    • Stellt der Betreiber sicher, dass nach Ende der Aufbewahrungsfristen alle erhobenen Daten, ohne weiteres Zutun gelöscht werden? (Der Wirt haftet!)
    • ErfĂŒllt der Betreiber die Informationspflichten fĂŒr den Wirt? Sind diese richtig und vollstĂ€ndig? (Der Wirt haftet!)
  • Kann der Betreiber die VerfĂŒgbarkeit, Vertraulichkeit und IntegritĂ€t der erhobenen Daten garantieren?
  • ErfĂŒllt der Betreiber der digitalen Lösung genau jene Anforderungen die im betroffenen Bundesland gelten?
  • Ist im Falle einer Anfrage durch eine Behörde eine unverzĂŒgliche Auskunft möglich?
  • Sind die Kosten fĂŒr die Lösung ĂŒberschaubar? Ist es ein gĂŒnstiger Einmalbetrag? Oder ist es eine kompliziertes Abo, womöglich mit langer Laufzeit?
  • Schließt der Betreiber einen klaren Vertrag mit dir, in dem genau beschrieben ist was die Leistung des Betreibers ist?

Mein Angebot – flobit als fairer Partner

Egal ob Zettelwirtschaft oder digital. Leider wie immer: Alles nicht so einfach! Gerne helfe ich unabhĂ€ngig, unkompliziert und kurzfristig bei der Auswahl und Beurteilung einer passenden Lösung zur GĂ€steregistrierung fĂŒr dein Lokal, Gasthaus, Wirtshaus („Wiatshaus“), Cafe oder wo auch immer du gastronomisch tĂ€tig bist. Der Aufwand dafĂŒr liegt normalerweise unter 150 €. Gerne fixieren wir nach einem kurzen Telefonat eine Pauschale.