Seit 20. Oktober 2020 ist es auch in Oberösterreich soweit. Die Registrierung beim Betreten von Betriebsstätten des Gastgewerbes („Wiatshaus“ – wie wir in OÖ sagen), wird verpflichtend. Die entsprechende Verordnung findet sich hier: https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/LgblAuth/LGBLA_OB_20201017_92/LGBLA_OB_20201017_92.html
Der Wildwuchs in den Bundesländern
Spannend ist das Ganze aus mehreren Gründen. Zum Beispiel zeigt es, wie viele unterschiedliche Regelungen, für eine an sich völlig gleiche Anforderung, entstehen können. Während in OÖ Familien- und Vornamen, Adresse, Telefonnummer und, soweit vorhanden, die E-Mail-Adresse bei der Gästeregistrierung vom Besucher zu erheben ist, sind es in Salzburg nur Name, Adresse und Telefonnummer und in Wien gar nur Vorname, Name, Telefonummer, E-Mail-Adresse und KEINE Adresse.
Verordnung Wien: https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/Gemeinderecht/GEMRE_WI_90101_S490_050_2020/GEMRE_WI_90101_S490_050_2020.html
Verordnung Salzburg: https://www.ris.bka.gv.at/Dokumente/LgblAuth/LGBLA_SA_20201016_97/LGBLA_SA_20201016_97.html
Warum das sonst noch spannend ist? Naja, als Verantwortlicher (Wirt) möchte man auf keinen Fall mehr Daten erheben, als man darf. Schon gar nicht möchte man diese länger aufbewahren als erlaubt. Aber eben doch so lange man muss. Der Datenschutz lässt grüßen.
Die Qual der Wahl
Bevor aber die Gäste ihre Kontaktdaten vor einer Essens- oder Getränkebestellung abgeben, muss erst einmal überlegt werden, welchem Werkzeug man als Wirt sein Vertrauen schenkt. Zur Auswahl stehen das Muster für ein Registrierungsblatt des Landes OÖ (https://newsletter.wko.at/Media/bfaec0b0-07e8-4a9c-9ab9-ed0c0cc8e1a4/gaesteregistrierung_20201017.pdf) als klassische Zettelwirtschaft, oder eine der vorhandenen, digitalen Lösungen zur Gästeregistrierung. Das Muster des Landes OÖ hat zwar ein paar Schönheitsfehler (falsche Adresse der Datenschutzbehörde Wickenburggasse statt -neu- Barichgasse, Vorgabe einer in der Oö. COVID-19-Maßnahmenverordnung nicht vorhandenen Wahlfreiheit ob Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angegeben wird), sollte aber so, ohne Probleme verwendbar sein. Bei digitalen Lösungen, begibt man sich gutgläubig in die mehr oder weniger kompetenten Hände der Dienstleister und Betreiber dieser Systeme.
Die Zettellösung – Wer schreibt, der bleibt…
So einfach und unkompliziert die Zettellösung auch aussieht, ohne weitere Maßnahmen holt einen auch hier der Datenschutz ein. Denn wenn so ein Registrierungsformular erst mal ausgefüllt ist, stellt sich sofort die Frage „Wohin damit?“ Und so einfach ist die Antwort gar nicht, denn was nicht in Frage kommt ist eine Schütte in die alle Formulare geworfen werden, oder ein Heftordner hinter der Schank in den die erhobenen Daten wandern. Warum das nicht geht? Der Zugriff auf die erhobenen Daten darf nur von Personen möglich sein, die beispielsweise diesen Zugriff auch zur Erledigung einer Anfrage der Behörde, haben müssen. Die Aushilfe, die schnell mal einen Blick in den Ordner werfen könnte, oder der Stammtisch der in einem unbeobachteten Moment mal durchblättert, wer denn so aller im Wirtshaus verkehrt, wäre ein Datenschutz-Super-GAU. Die Lagerung der erhobenen Daten, also der Formulare sollte also versperrt erfolgen. Nur der Wirt, oder ausgewählte, weil zuständige Personen, dürfen darauf zugreifen können. Denkbar wäre eine Art Briefkasten oder Box mit Einwurfschlitz, in die die ausgefüllten Formulare von der Servicekraft, welche die Bestellungen aufnimmt, eingeworfen werden. Aus dieser versperrten Box oder Briefkasten, werden die Formulare regelmäßig von einer befugten Person (Wirt) entnommen und in einem Ordner, geordnet in einem versperrbaren Büro oder besser Schrank, abgelegt. Täglich werden jene Formulare aus dem Ordner genommen, welche vor mehr als 4 Wochen abgelegt wurden. Diese alten Formulare müssen dann datenschutzgerecht entsorgt werden. Hier bietet sich gerade im Winter an, diese im vielleicht vorhandenen Kachelofen zu verbrennen. Steht keine geeignete Feuerstelle zur Verfügung, müssten diese mittels Aktenvernichter, welcher zumindest einen Partikelschnitt durchführt, vernichtet und im Altpapier entsorgt werden. Alternativ bieten natürlich auch verschiedene Entsorgungsdienstleister eine fachgerechte und professionelle Entsorgung an. Leider niemals kostenlos. Ein einfaches zerreißen der Formulare mit anschließender Entsorgung in der Papiertonne wäre unverantwortlich. Die vermeintlich „einfache“ Zettelwirtschaft erfordert also viel Zuneigung. Viel lieber würde sich der Wirt aber wohl um seine Gäste kümmern.
Die Digitalisierung kommt zur Hilfe … vielleicht
Abhilfe versprechen digitale Lösungen zur Gästeregistrierung. Im Kern laufen diese immer darauf hinaus, ein elektronisches Formular im Web zur Verfügung zu stellen, in dem der Gast seine Daten einträgt. Unterscheidungspunkte und zu beantwortende Fragen bei den digitalen Lösungen sind:
- Wie einfach kommt der Gast zum Formular? Zum Beispiel über einen QR Code den er nur am SmartPhone scannen muss.
- Ist das Formular schon vorausgefüllt, wenn es der Gast bei einem früheren Besuch im Lokal schon einmal ausgefüllt hat. Niemand füllt das gleiche Formular gerne zweimal aus.
- Erfüllt der Betreiber der digitalen Lösung zur Gästeregistrierung alle Ansprüche an den Datenschutz? Insbesondere:
- Gibt es eine Vereinbarung über die Auftragsverarbeitung?
- Erhebt der Betreiber nur jene Daten, die im betroffenen Bundesland erhoben werden dürfen? (Der Wirt haftet!)
- Stellt der Betreiber sicher, dass nach Ende der Aufbewahrungsfristen alle erhobenen Daten, ohne weiteres Zutun gelöscht werden? (Der Wirt haftet!)
- Erfüllt der Betreiber die Informationspflichten für den Wirt? Sind diese richtig und vollständig? (Der Wirt haftet!)
- Kann der Betreiber die Verfügbarkeit, Vertraulichkeit und Integrität der erhobenen Daten garantieren?
- Erfüllt der Betreiber der digitalen Lösung genau jene Anforderungen die im betroffenen Bundesland gelten?
- Ist im Falle einer Anfrage durch eine Behörde eine unverzügliche Auskunft möglich?
- Sind die Kosten für die Lösung überschaubar? Ist es ein günstiger Einmalbetrag? Oder ist es eine kompliziertes Abo, womöglich mit langer Laufzeit?
- Schließt der Betreiber einen klaren Vertrag mit dir, in dem genau beschrieben ist was die Leistung des Betreibers ist?
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